Januárban a legtöbb kivitelező ugyanazt éli meg. Lezárult egy év, a decemberi számlák még szállingóznak, a könyvelő majd áprilisban megmondja, mennyi volt a nyereség. Egy szám lesz. Hogy a nyolc-tíz projektből, ami az évben futott, melyik hozta a pénzt és melyik vitte el, az nem derül ki. Marad a tipp. És a tippek egy része utólag tévesnek bizonyul: a projekt, amit nyereségesnek gondoltál, nullán jött ki, mert a saját gépórák és a többletmunkaerő költsége soha nem került rá. Egy másik projekten pedig, amivel végig küszködtél, jobb lett az eredmény, mint gondoltad.
Ha 2027-et nem így akarod kezdeni, van egy egyszerű, de nem nyilvánvaló szabály: nem januárban kell elkezdeni, hanem ősszel.
Miért a január a legrosszabb hónap az indulásra
Az ösztön azt mondja: új év, tiszta lap, januártól új rendszer. Ez a leggyakoribb hiba.
Januárban semmi nem tiszta. A decemberi szállítói számlák sokszor február elejéig érkeznek. Futnak a tavalyi projektek utolsó teljesítésigazolásai. A visszatartások fele még kint van. A vevőszámlák egy része kifizetetlen. Az új rendszer első hónapja arról szól, hogy tavalyi tételeket rögzítesz nyitó állapot nélkül, és minden összeg mellé oda kell írni, hogy „ez még a régi Excelből jön".
Aki januárban indít, az valahol márciusban jut el oda, hogy egy teljes hónap tényadatait tisztán látja. Addigra az első negyedév elment. Aki ősszel indít, annak január már az első teljes, tiszta hónap.
Az őszi ütemterv
Október: törzsadatok és a futó projektek. Partnerek, alvállalkozók, saját dolgozók, gépek. A futó projektek felvitele a szerződéses összeggel és az eddigi számlázással. Itt jönnek elő az előző cikkek számai: az órabéres önköltség, a gépóra-költség, a kilométerdíj. Ha ezek még nincsenek meg, ez a hónap arra is jó, hogy egyszer kiszámold őket. Ráfordítás: heti 3–4 óra a vezetőtől vagy az irodai kollégától, két-három héten át.
November: beáll a napi rögzítés. A bejövő számlák projektre és költségnemre kerülnek, a munkaidő és a gépóra naponta bekerül. Ebben a hónapban derül ki, kinek mi a dolga a cégben, és hol volt eddig lyuk. A Tektanában a NAV-ból automatikusan beérkező szállítói számlák ennek a terhelésnek a nagy részét leveszik: nem gépelni kell, csak eldönteni, melyik projektre tartozik.
December: párhuzamos futás. A régi Excel vagy füzet még megy, és mellette az új rendszer is. Az év végi zárásnál összeveted a kettőt. Ahol eltérés van, ott vagy az Excel volt rossz, vagy hiányzik egy rögzítés. Ez a hónap adja meg a bizalmat, hogy januártól el mered engedni a régit. Év végén rögzíted a nyitó egyenlegeket: mi van kint, mi van visszatartva, mi húzódik át.
Január: élesben. Az első teljes hónap tiszta adatokkal. A decemberi számlák még érkeznek, de már van hová könyvelni őket: a tavalyi projektekre, amiket októberben felvittél.
Február eleje: az első havi eredmény projektenként. Nem becslés, nem a könyvelő áprilisi száma, hanem tényadat: melyik projekt hozott januárban, és melyik vitte a pénzt.
Mit jelent a „teljes pénzügyi kép"
Nem egy pénzügyi jelentést, hanem négy-öt konkrét dolgot, projektenként:
- Bevétel: a részszámlák és a TIG-ek szerint, nem a szerződéses összeg alapján.
- Anyag és alvállalkozó: a bejövő számlákból, arra a projektre terhelve, ahová tartoznak, nem „általános költségre".
- Saját munka és saját gép: a naponta rögzített órákból, önköltségi áron.
- Áthúzódó tételek: előlegek, visszatartások, még kint lévő vevőszámlák.
- Az ÁFA külön kezelve: a fordított ÁFA-s tételek nem torzítják az eredményt.
Ebből áll össze havonta egy szám, projektenként.
Mennyi munka ez valójában
Októberben és novemberben több, mint gondolnád, decembertől kevesebb. A törzsadatok felvitele egyszeri munka. A napi rögzítés viszont nem plusz feladat, hanem áthelyezett feladat: eddig is valaki begépelte a számlákat az Excelbe, csak késve és pontatlanul. Egy 10–20 fős cégnél a bevezetés összesen nagyjából 40–60 óra a cég részéről, három hónapra elosztva.
Ami akkor is igaz, ha nem a Tektanát választod
A lényeg nem a szoftver. A lényeg, hogy 2027-et ne úgy kezdd, hogy megint egy évig nem tudod, melyik projekten keresel. Bármilyen rendszerrel, akár egy rendesen felépített táblázattal is az őszi indítás és a decemberi párhuzamos futás a jó sorrend.
Ha ehhez olyan rendszert keresel, ami egy működő kivitelező cégben született, harminc percben megmutatjuk egy valós mintaprojekten, ajánlattól a végszámláig. Kérj bemutatót, és októberben már a saját projektjeid lesznek benne.