Egy korábbi részben azt néztük meg, mi történik a beérkező számlákkal. Most nézzük a másik irányt: hogyan lesz az elvégzett munkából pénz a számládon.
Ismerős a helyzet: a brigád levonult, a munka kész, a megrendelő elégedett. Te pedig fellélegzel, hogy ez is megvan. Csakhogy a pénz még sehol. És jó eséllyel még hat-nyolc hétig nem is lesz. Ez nem azért van, mert valaki rosszhiszemű. Egyszerűen a teljesítés és a fizetés között van egy szakasz, amire senki nem figyel igazán, mert már nem a helyszínen történik.
Ki viszi a papírt?
Gondold végig, hány kézen megy át egy részszámla. A művezető tudja, hogy kész a munka. A projektvezető felméri a mennyiségeket. A TIG-et a műszaki ellenőrnek és a megrendelőnek is alá kell írnia. Utána az irodában kiállítják a számlát, aztán valakinek figyelnie kell, hogy a pénz időben meg is jön-e.
Ez öt ember, és mindegyik a saját részét csinálja. A baj ott van, ahol egyikük átadja a következőnek. A felmérés ott van a művezető füzetében, de a TIG-tervezethez valakinek ki kell bogarásznia belőle. A TIG alá van írva, csak éppen a projektvezető táskájában, és az iroda egy hét múlva tud róla. A számla kimegy, a fizetési határidő lejár, és senkinek nem tűnik fel, hogy a pénz nem jött meg.
Hol megy el az idő?
Ha egyszer leülsz, és egy projektnél visszakövetsz mindent a munka befejezésétől a pénz beérkezéséig, valószínűleg négy helyen fogsz csúszást találni:
- A felmérés és a TIG-tervezet között elmegy néhány nap, mert a mennyiségek nincsenek egy helyen.
- Az aláírásra sokszor egy-három hetet is vársz. A műszaki ellenőr bejárást kér, vita van egy-egy mennyiségről, és a papírnak fizikailag is el kell jutnia valahova.
- Az aláírt TIG-től a számláig megint elmegy pár nap vagy egy hét, mert az aláírt példány nem jut el időben a számlázóhoz.
- A számla után pedig jön a fizetési határidő, és ha a pénz késik, azt is észre kell venni.
Közbeszerzéses munkáknál a TIG kiadására még jogszabályi határidő is van, a gyakorlatban mégis ez a leggyakoribb elakadás. A megrendelő oldalán sincs ugyanis senki, akinek ez lenne a fő feladata.
Mennyibe kerül ez neked?
Vegyünk egy példát. Van egy 50 milliós részszámlád, ami egy hónapot csúszik. Közben az anyagot, az alvállalkozót és a béreket már rég kifizetted. Ha ezt az egy hónapot hitelből hidalod át, az nagyságrendileg 300 ezer forint kamat. Egyetlen számlán, egyetlen hónap alatt. Ha saját tartalékból, akkor nincs kamat, de ez a pénz hiányzik, amikor a következő munkát kellene elindítani.
És ami a legbosszantóbb: ez a költség a projekt elszámolásában sehol nem jelenik meg. A projekt papíron szépen hozza a számokat, közben a cég kasszája szenved.
Mit lehet ezzel kezdeni?
Ehhez nem feltétlenül kell szoftver. Néhány egyszerű szokás is sokat segít, ha mindenki tartja magát hozzájuk.
Kezeld a részszámlát mérföldkőként. Ahogy a szerkezetkész állapotnak van céldátuma és felelőse, úgy legyen a részszámlának is. Legyen egyértelmű, hogy ki felel érte, és mikorra kell kimennie.
Készítsd el a TIG-tervezetet a felméréssel együtt. Ne utólag, a hét végén. Amikor a mennyiségek megvannak, a tervezet is legyen kész.
A vitás tételeket rendezd a bejárás előtt. Ha tudod, hogy egy mennyiségen vita lesz, hívd fel a műszaki ellenőrt előre. Különben a bejárásból csak egy újabb kör lesz.
Szánj rá hetente tíz percet. Elég három kérdést feltenni: mi vár aláírásra, mi vár számlázásra, és mi járt már le.
Ne felejtsd el a visszatartást. A jóteljesítési időszak végén a visszatartott pénz magától nem jön vissza, azt ki kell kérni. Ha nincs felírva, mikor jár le, könnyen évekig kint marad.
Ha pedig szeretnéd tudni, hogyan álltok, figyelj három számot: hány nap telik el a munka befejezésétől a pénz beérkezéséig, mekkora összegű TIG vár éppen aláírásra, és mennyi a lejárt kintlévőség. Ha ezeket néhány hónapig figyeled, hamar kiderül, hol akad el nálatok a folyamat.
Mi hogyan csináljuk
Nálunk a Tektanában a teljesítésigazolás egyenesen a projekt költségvetéséből és a felmért mennyiségekből készül, nem kell külön dokumentumot összerakni. A jóváhagyás lépésenként halad: műszaki, pénzügyi és megrendelői jóváhagyás. Mindenki látja, mi vár éppen rá. A megrendelő egy linken hagyja jóvá a TIG-et, így papírt sem kell küldözgetni.
A jóváhagyott TIG-ből a pénzügy egy lépésben kiállítja a részszámlát Billingóban, a PDF pedig automatikusan a projekthez kerül. A visszatartás a szerződésben megadott százalék szerint számolódik, csak a fizetendő összeget csökkenti, és külön látszik, mikor jár le.
A lényeg nem az, hogy gyorsabban kattintunk. Hanem az, hogy minden részszámláról egy helyen látszik, hol tart, és ki az, akire éppen várunk.
Ami akkor is igaz, ha nem a Tektanát választod
A munka attól még nincs igazán kész, hogy a brigád levonult. Akkor van kész, amikor a pénz is bent van. Ha erre a szakaszra senki nem figyel, a projekt műszakilag lezárul, pénzügyileg viszont hetekig nyitva marad. Ennek az ára pedig csendben, a cég eredményéből megy el.
Ha szeretnéd megnézni, hogyan működik ez egy valós mintaprojekten az ajánlattól a végszámláig, kérj bemutatót.