Az előző cikkekben arról volt szó, mennyibe kerül egy embernap és egy gépóra. De van egy ennél hétköznapibb szivárgás is, ami szinte minden kivitelezőnél megvan: a beérkező számlák útja.
Egy szállítói számla háromféleképpen érkezhet. Jön e-mailben PDF-ként – jó esetben arra a címre, amit figyelsz. Jön papíron, a sofőr odaadja a művezetőnek, aki beteszi a kesztyűtartóba. És van, amelyikről csak a könyvelőtől értesülsz, hetekkel később, amikor már rég lezártnak hitted a hónapot.
A kérdés nem az, hogy megjött-e — hanem hogy melyik projekté
A könyvelőnek a számla akkor is jó, ha csak annyit tud róla: bejött, ki lett fizetve. Neked viszont ennyi kevés. Ahhoz, hogy lásd, mennyibe került egy projekt, minden számlának oda kell kerülnie ahhoz a munkához, amelyikhez tartozik. És itt csúszik el a dolog: a tüzép-számlán három építkezés anyaga van egyben, az üzemanyagszámla az egész flottáé, az alvállalkozói számla pedig „részszámla" – de melyik szakaszra?
Ha ezt nem rendezed hozzá projekthez a beérkezéskor, hó végén már nem fogod. Marad az „általános költség" kategória, ami szépen hízik – és közben minden projekt nyereségesebbnek látszik a valóságnál. Ugyanaz a csapda, mint a gépeknél: a költség létezik, csak épp senki sem viseli.
A NAV Online Számla rendszerében egyébként minden belföldi számlád ott van – a legtöbben mégsem használják semmire. Pedig ez az egyetlen hely, ahol biztosan nem hiányzik egyetlen számla sem: az is ott van, ami a kesztyűtartóban maradt.
Mit csinálunk mi másképp
Nálunk ma úgy néz ki a folyamat, hogy a számla beérkezéskor – akárhonnan jön – azonnal projektet kap. A Tektana a NAV-ból automatikusan behúzza a bejövő számlákat, így eleve nem tud eltűnni egy sem; nekünk már csak annyi a dolgunk, hogy szétosszuk: ez a tétel ide, az a tétel oda. A tüzép-számla soronként mehet három projektre. És mivel ez pár perc, nem hó végi büntetőfeladat, tényleg meg is történik.
Az eredmény: a projektköltség nem hó végén áll össze utólag, hanem folyamatosan látszik – együtt a munkaórákkal és a gépköltséggel, amikről az előző cikkekben írtam.
A következő részben átfordulunk a kimenő oldalra: teljesítésigazolás és számlázás – vagyis hogyan lesz az elvégzett munkából tényleg kiszámlázott, behajtott pénz.